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近年のペーパーレス化や脱ハンコの動きから、美容室でも電子契約書や電子施術同意書・電子カルテを導入するサロンが増えています。今回は、美容室で準備しておくと良い同意書の内容と、書面を電子化するメリットについて詳しくご紹介します。
美容院に施術同意書が必要な理由は？
美容院では、あらゆるトラブルを防ぐために施術同意書が必要です。ここでは、施術同意書がなぜ必要かについて解説します。
あらかじめトラブルを防ぐ
美容室では、お客様の髪質や体調によって施術の仕上がりが変わることがあります。例えば、カラー剤が思ったより染まりすぎてしまったり、パーマが想定より強くかかってしまったりすることも。そのため、施術前に「こういう場合があるかもしれません」と説明を受け、同意しておくことで、認識のズレを防ぐことができます。あらかじめカウンセリングをしっかり行い、お互いに納得した上で施術を進めることが大切です。施術同意書は、こうしたトラブルを未然に防ぐための役割を持っています。
発生したトラブルが大きくなることを防ぐ
そして万が一、施術後に何らかのトラブルが発生した場合、施術同意書があることでスムーズに対応できます。例えば、施術後に「思っていた仕上がりと違う」と感じたとき、同意書に施術の詳細や注意点が記載されていれば、事前に説明をしたことを証明できます。誤解を防ぎ、冷静に話し合うことができます。施術同意書は、お客様と美容院の双方にとって、安心して施術を受けるための大切な書類なのです。
美容室の施術同意書の作成ポイント
施術同意書の作成には、大きく分けて3つのポイントがあります。美容室を守るために必要なので、ぜひ参考にしてくださいね。
ポイント①具体的な内容であること
美容室において施術トラブルがあった場合、実際に起きた施術内容のトラブルと同意書の内容が合っていなければ、同意書の効力は一切ありません。そのため、美容室では施術によって同意書を分けて作成しておくのがベストです。手間に感じるかもしれませんが、同意書の内容は「お客様に内容を理解してもらうこと」が最大のポイントで、同意書の表題からもその同意書に記載されている内容が分かれば一目瞭然ですよね。
例えば、以下のような表題にすると良いでしょう。
・通常施術に関する同意書：美容室における通常のカットや接客に関する内容
・施術ごとの同意書：「カラー施術に関する同意書」「パーマ施術に関する同意書」「ヘッドスパに関する同意書」など
・回数券などの契約書：1カ月を越えて、5万円以上の特定商取引にあたる役務の契約
施術可能期間の提示や代金未払いを防ぐ
同意書の内容を施術内容ごとに分けて作成することで、細かな内容を入れてもシンプルにまとめることができます。施術の内容ごとに様々なトラブルを想定してリスクを説明しつつ、同意を得るための内容を盛り込んだ同意書を作成しましょう。
ポイント②施術内容に関わらず必須項目は統一する
美容室で施術ごとの同意書を作成するとき、必須項目については統一した内容にしたり、共通する項目については同じ文言を使うと良いでしょう。
＜必須項目＞
・同意書を交わす日付
・内容文
・署名（捺印）欄
・美容室の所在地
また、同意書は署名をもらうことで、はじめて有効となります。
同意書の内容について、もし新しい注意事項が生まれれば随時更新していくことも大切です。美容室で新しい施術を導入するときやルールが変わるときなどは、定期的に同意書の見直しを行いましょう。
ポイント③必ず同意の上で署名してもらう
署名蘭に署名・捺印をもらっても、トラブルが起きた時に結局「知らなかった」と言われないようにしなければなりません。
そのため、お客様に内容をよく読んでいただき、きちんと同意してもらうことが重要です。それを示すために項目にチェック欄をつくり、1つずつチェックしてもらう等の工夫が必要となります。また、できるだけシンプルにまとめて長文にしないことも、書面を分かりやすくするポイントです。
美容院の施術同意書はテンプレート機能がある「Aiony」で簡単作成！
美容院の施術同意書の作成は、「Aiony」がおすすめです。テンプレート機能があるので、簡単に施術同意書を作成できます。
Aionyの『電子同意書機能』とは？
iPad専用顧客管理POSレジシステムAiony（アイオニー）には、『電子同意書機能』があります。美容室のサロンワークで使いやすい『電子同意書機能』の特徴や使用することで得られるメリットをご紹介します。
＜特徴＞
■これまでの書面をそのままデータ化して利用可能！
「同意書をデータ化するとなると、新たに書類を作成する必要があるのでは？」
「これまでの書類形式を変更したくない」
など、様々な理由でペーパーレス化に踏み切れないという美容室も多いかもしれません。しかしAiony（アイオニー）の電子同意書機能は、これまで使用していた美容室独自の書類をPDFデータ化すればそのまま利用可能。
美容室に必要な同意書や契約書などの書類のPDFデータをクラウド上に保存すると、そのまま「同意書フォーマット」として保存されます。
書類のPDFデータ化の方法
デジタルデータが無い場合でも紙の書面の原本をプリンターでスキャンしたり、紙面を写真に撮るなどした後、PDF化して保存ができればOK。
＜メリット＞
（1）検索が簡単！
Aiony（アイオニー）では、お客様の来店日ごとに電子カルテと電子同意書機能を紐づけて保存しています。過去にどんな施術をして、その際どの書類に署名をもらったのか、施術日時や施術内容と一緒に同意書の検索・確認がいつでも簡単に行えるようになっています。お客様ごとに検索できるのはもちろん、施術ごと、署名をもらった同意書の種類ごとなど、色々な検索条件でパパっとまとめて確認ができます。
（2）場所をとらない！
Aiony（アイオニー）に登録される情報は、自動的に全てクラウド上に保存されます。お客様が美容室に来店する度に増えていく書類も、データでクラウド上に保存すれば、収納する場所に困ることはありません。万が一、iPad端末が故障するようなことがあっても、アプリにログインすれば、新しいiPad端末からでもこれまで通りに閲覧・ご利用いただくことができます。（閲覧のみであればパソコンからでもご確認可能です）
（3）同意書を複数保存できる！
書類は1サロンにつき10種類まで登録可能なので、施術ごとに同意書や契約書を準備＆保存できます。使用するときは保存したデータを選択して呼び出せばOK。また、データとして保存されているので、原本となる元データが劣化してしまうことはありません。
Aiony電子同意書機能の使い方
Aiony電子同意書の具体的な使い方をご紹介します。
＜準備＞
1：PDF化した同意書データを準備
2：Aionyの管理画面へ用意したPDFデータを登録
＜使用方法＞
1：同意書をもらうお客様のカルテ画面にて、該当の同意書を選択
2：お客様にはその書類内容をiPad上で確認してもらい、署名をいただく
3：その日の電子カルテと一緒に保存
書面を印刷したい場合
iPadから印刷できる（Apple社が定めるAirPrint対応のプリンターのみ対象）ので、必要な場合にはお客様に署名をもらったものをお客様用控えとして印刷し、お渡しすることも可能です。
Aionyで美容室の施術同意書を電子化するメリット
美容室で同意書や契約書を紙面で準備する場合、以下の作業や対応が必要となります。
・フォーマットを紙に印刷する
・書面に署名をもらう
・紙をファイリング
・保管
これを美容室の施術メニューごとに同意書を作成して対応をするとなると、同意書の取り扱いに関する労力はとてもハードなものになり、正直そこまで時間をかけてはいられませんよね。
そこで、電子同意書の出番です！システムを使うと、美容室の同意書や契約書の電子化が可能となります。
ここからは、Aionyで美容室の施術同意書を電子化するメリットをご紹介していきます。
同意書に署名をもらうまでの流れがスムーズになる
デジタル保存した同意書を表示すれば印刷の手間や書面を準備する必要が一切無くなり、そのまま署名をもらうことができます。また、署名済み同意書は一つ一つ自動保存されるため、ファイリングする手間も掛かりません。
紛失のリスクを抑えられる
紙で書類を管理していると、紛失や戻し忘れ、経年劣化や破損で読めなくなるというリスクがあります。また、数多くある書類を一枚一枚管理するのはとても大変です。
一方、電子化すればデータが自動で蓄積されていくためこれらの心配がありません。過去に保存した同意書の書面を確認したいときは、検索機能で該当の書面を検索すればほんの数秒で表示できます。
保管場所を取らない
同意書をはじめ契約書など全ての書面を電子化すると、データとしてクラウド上に保存することができます。どれだけ書面が増えても物理的な保管場所を確保する必要がありません。限られた店舗スペースで膨大な顧客情報を取り扱う美容室にとっては、保管場所を必要としない点は大きなメリットと言えます。
コストを削減できる
紙を使わなくなることで、用紙代やインク代など印刷にかかる諸費用を削減することができます。
利便性がアップする
タブレット型の電子同意書システムを利用すると、美容室の店内で持ち運びもしやすくなります。お客様のもとで画面を一緒に見ながら内容を確認、そのままタッチ操作で署名をいただくことができるので、サロンワークがスムーズに進みます。
このように、電子化することで書面の作成から管理までの全てをシステム上で行えるため、業務効率が各段にアップします！
カルテと施術同意書を電子化して連携すればさらに効率アップ！
美容室がサロンワークでデジタル化できるものは、施術同意書や契約書だけではありません。お客様の施術内容や購入品、その他お客様に関するあらゆる情報を記録するカルテも電子化できます。
電子カルテは、以下のようなお客様情報を短時間で正確に記録することができます。
・当日の施術内容をテキスト形式で残す
・施術のビフォー＆アフターなどの状態を写真に撮って画像で残す
・予め設定することで、その日使用した薬剤や会話内容など、ある程度既定された顧客情報を選択式にして登録する
・もちろん、カルテ台紙を印刷したり、ファイリングする手間も掛かりません。
カルテも電子化して、署名をもらった施術同意書や契約書などの書面と紐づけて保存することができれば、美容室への来店日などに沿って情報を一括管理することができます。
情報があちらこちらに分散すると管理も煩雑になりがちですが、例えばある商品を購入された日や施術チケットを購入された日に、それに伴う同意書や契約書などが一緒に保管されていれば探す手間もかかりませんよね。
美容室という限られた空間で書面の保存場所や保管方法を工夫し、ちょっとした作業をラクにしていく。その積み重ねが業務効率の大きな差を生みます。
Aionyで施術同意書を簡単作成＆簡単保管！
Aionyを活用して、施術同意書を簡単に作成し、安全に保管しましょう。
一連の流れがiPad1つで完結
Aiony（アイオニー）では、予約からカウンセリング、お会計まで一連の流れがiPad1つで完結できます。これらは全て基本プランに含まれる機能であるため追加料金は発生せずプラン料金のみでご利用いただけます。
美容室のサロンワークを効率化するために電子カルテの導入はしていても「同意書まではしていなかった！」という美容室も多いのではないでしょうか。
ぜひ、同意書の電子化を進め、さらなる業務効率化を図っていきましょう！
